Top
Как составить бюджет

Как составить бюджет проекта, если делаешь это впервые

0

Тебе поручили сделать шоу года, в голове уже родилась красивая картинка, и не можешь дождаться, когда начнешь работать. Взял сценарий и пошел, правильно?

Придержи коней. Всё не так просто. Сделать любое событие, даже самое маленькое, стоит денег. Необходимо сразу спланировать бюджет и четко отслеживать, ОТКУДА приходят деньги и НА ЧТО они тратятся. Сначала смета выглядит пугающей, если до этого никогда этим не занимался, поэтому я разбиваю всё на маленькие шаги, надеюсь, и тебе поможет.

1) Сколько стоит производство?

Вопрос на миллион долларов (или в случае со школьным шоу, на тысячу). В первую очередь нужно представить, сколько денег действительновозможно потратить на воплощение идеи и сколько реально стоитпроект. Каждое мероприятие разное, и у каждого свои нужды.

Открой компьютер и создай простую таблицу. Я использую Excel. Первая колонка называется «Расходы». Здесь ты создаешь список вообще всего, на что можно потратить деньги.

Рассмотрим следующие пункты:

  • Авторское право. Абсолютно невозможно придумать спектакль/мероприятие/событие и не нарушить ничьё авторское право Это касается музыки/фото/видео/драматургического материала/графики — посмотри на любую деталь сценария и проверь, всё ли в порядке с авторством.
  • Сценарий и его объем — посчитай количество копий для всех членов команды. Не забудь учесть возможные расходы на печать и транспорт.
  • Аренда помещения, если нужны репетиции.
  • Страховка, если заказчик не покрывает это.
  • Зарплаты/гонорары профессионалам, которые с вами работают — режиссёр, продюсер, звукорежиссёр, хореограф, дизайнер, привлеченные музыканты.
  • Костюмы.
  • Декорации.
  • Реквизит.
  • Грим/макияж.
  • Аренда оборудования — зависит от оснащенности площадки, проверь наличие колонок, света, прожекторов, микрофона, проектора, спецэффектов.
  • Полиграфия. Буклеты, программки, афиши, флаеры, пригласительные, билеты.
  • Пиар и реклама.
  • Разное — никогда точно не знаешь, подскочат ли ожидаемые расходы.

Вторую колонку назови «Сумма расходов». Здесь нужно записать, сколько стоит каждый пункт из первой колонки. Некоторые из трат можно посчитать сразу же, например, проверить стоимость авторских прав на сайте.

Какую-то часть расходов нельзя точно предугадать. Их необходимо просто оценить в соотношении. Например, если нужно больше денег потратить на костюмы, чем реквизит, увеличь сумму трат в этой секции. Всегда оценивай в большую сторону, так у тебя останется возможность подогнать бюджет ко второму пункту.

2) Сколько денег у тебя точно есть?

Начать нужно c того, какими средствами ты располагаешь. Бюджет складывается из денег, которые есть на счету организации, пожертвований спонсоров или средств заказчиков. Так или иначе, это абсолютный минимум, с которым ты знаешь, что можешь работать. Сравни эту сумму с показателями из второй колонки. Делаю ставки, что она будет меньше. Но если нет — тогда в путь! Распиши план действий и начни работать. Для остальных из нас, время перейти к третьему шагу.

3) Сколько еще денег ты можешь найти?

Подумай о том, где можно заработать или найти денег на спектакль/мероприятие. В новой таблице (или прямо под предыдущей таблицей) составь список любых возможных идей, которые приходят в голову, и сразу подпиши возможную сумму, которую можно из них получить.

Вот тебе список:

  • Продажи билетов. Какой будет цена одного билета и сколько в итоге ты получишь? Будет ли она разной для взрослых, пенсионеров, студентов, детей или для всех одинаковой? Будет ли цена ранжироваться в зависимости от места? Будет ли она меняться в разные даты (как «ранние птички», «ночь накануне»)?
    — Сколько перформансов ты предполагаешь провести? Больше спектаклей дадут больше возможностей для заработка, но и расходы проекта тоже увеличатся.

    — Какая вместимость театра?
    — Когда рассчитываешь потенциальные продажи билетов, никогда не допускай, что каждый спектакль пройдет с sold-out’ом. Начни с 50%, как с оцениваемого количества проданных билетов. Учитывай предыдущие показы и то, как они продавались.
  • Спонсорство;
  • Пожертвования;
  • Гранты;
  • Краудфаундинг;
  • Концессия и мерчендайзинг.

Предположи, что из каждого ресурса ты получишь минимально возможный доход. Это противоположность тем расходам, где ты везде учел, что всё может стоить больше, чем ты предполагаешь.

4) Как сбалансировать?

Теперь сравни окончательные траты с окончательными доходами. Вычти, и получишь прибыль. Тебе необязательно на бумаге получить большую сумму дохода, но, по крайней мере, нужно понимать, что затраты не превышают доходы.

Если твои расходы гораздо больше доходов, сначала сокращай расходы, потом увеличивай доходы. Соотнеси пункты «обязательно должно быть» против «было бы здорово». Жертвуй чем-то, чтобы обеспечить то, что must-have. Например, ты можешь сократить количество арендуемых микрофонов, чтобы увеличить затраты на костюмы и униформу актеров.

5) Вперед!

Добавь третью и четвертую колонку в таблицу (Колонка 3: Фактическая сумма и Колонка 4: Разница), чтобы ты мог отслеживать актуальные затраты денег и считать разницу с предполагаемой сметой. Это точно покажет, куда ушли деньги, а где их удалось сохранить, и это отлично поможет спланировать бюджет для следующих проектов.

Автор: Кэри Хишон, актриса, режиссёр, сценарист, работала в Великобритании, США и Канаде, ведет свой блог, записывает подкасты о театральном производстве.

Источник: https://www.theatrefolk.com/blog/how-to-create-a-budget-when-youve-never-done-it-before/

Перевод: Анна Молянова, ОколоТеатр.